Facile

FACILE è un'applicazione web per la creazione guidata di lettere di comunicazione istituzionale.

FACILE è stata rivolta al dipendente dell'Ente addetto alla composizione ed all’invio di una comunicazione protocollata, con lo scopo di  stimolare l’utilizzo di uno strumento diverso dal semplice programma di videoscrittura.

Utilizzando FACILE, il dipendente dell'Ente non può compromettere la standardizzazione di un documento, usando eventualmente font non consentiti o vecchie versioni del logo dell’Ente oppure, ancora, riciclando il formato di vecchi documenti non aderenti alle specifiche del manuale della Corporate Identity.

L'interfaccia di FACILE è stata progettata in modo che la composizione di una comunicazione sia tanto semplice quanto gestire la posta elettronica, considerato che nella maggior parte dei casi un dipendente usa e gestisce la posta attraverso un browser collegato alla Intranet della Pubblica Amministrazione. Ecco perché la scelta progettuale è caduta su uno strumento di lavoro simile ad una webmail, con la differenza che il risultato finale è un file in formato pdf da stampare (e successivamente protocollare), archiviare e trasmettere.

Inoltre gli amministratori di FACILE possono creare diversi modelli di comunicazioni, ciascuno con il proprio layout grafico, in maniera semplice, senza necessità di particolari conoscenze tecniche, grazie alla flessibilità e alle potenzialità dello strumento.

Il vantaggio principale di FACILE è quello di avere uno strumento di lavoro condiviso, basato sull’esistenza di servizi informatici e archivi centralizzati a disposizione della platea di utenti, che punta a eliminare le differenze tra le prassi lavorative riscontrate nei diversi uffici.

Le caratteristiche di FACILE

Le principali caratteristiche di FACILE sono:

• gestione dei modelli di comunicazione secondo le indicazioni del referente della Comunicazione Istituzionale (Corporate Identity) dell’Ente;
• archivio centralizzato dei modelli di documento gestiti (pre-impostati inizialmente o modificati solo in caso di esigenze specifiche dell’Ente);
• flusso di produzione del documento semplice ed immediato, attraverso la scelta del modello e la compilazione di un web form dove inserire i parametri e il contenuto del documento stesso;
• spedizione ai destinatari in automatico (tramite il sistema di posta elettronica adottato dall’ente) dei documenti prodotti ed, eventualmente, archiviazione nel sistema documentale e protocollazione.